Günümüz teknoloji dünyasında artık pek çok süreci kağıt ve kalem kullanmadan dijital ortamda gerçekleştiriyoruz. Fakat bu cins dijital dokümanlar her vakit resmi bir hukuksal kanıt niteliği taşımıyor zira üzerinde çarçabuk değişiklik yapılabiliyor. E-posta üzere dijital dokümanlarınızın resmi kanıt niteliği taşımasını istiyorsanız KEP yani kayıtlı elektronik posta adresi kullanmalı ve e-postalarınızı bu adres üzerinden alıp göndermelisiniz.
Herkesin kesinlikle bir KEP adresine sahip olmasına gerek yok. Fakat bilhassa sık sık resmi süreçler nedeniyle dijital evrak paylaşımı yapıyorsanız bunları KEP adresiniz üzerinden göndermek ileride oluşacak hukuksal sıkıntılara karşı elinizde geçerli bir evrak olmasını sağlayacaktır. Şahıslar, hukuksal bireyler ve kamu kurumları KEP adresi alabiliyor. Gelin KEP adresi ne demek, KEP adresi nasıl alınır üzere merak edilen soruları tüm ayrıntılarıyla inceleyelim.
KEP adresi ne demek, ne işe fayda, nasıl KEP adresi alınır?
KEP adresi nedir?
KEP adresi yani kayıtlı elektronik posta adresi, Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü PTT tarafından geliştirilmiş olan bir e-posta sistemidir. KEP sistemi de tıpkı bildiğimiz e-posta sistemi üzere çalışır. Lakin KEP adresi üzerinden alınan ve gönderilen e-postalar memleketler arası standartlar çerçevesinde kaydedilip saklandığı için resmi doküman niteliği taşırlar. E-posta sisteminin resmi hali demek mümkün.
KEP adresi ne işe fayda, ne için kullanılır?
Şöyle düşünelim, sıradan bir vatandaş olarak bir kamu kurumuna ya da hükmî şahsa bir e-posta gönderiyorsunuz. Bir vakit sonra bu e-postayı göndermediğiniz ya da yanlış gönderdiğiniz teziyle bir sorun yaşadınız. Gönderdiğiniz e-postayı silmiş bile olabilirsiniz lakin diyelim silmediniz ve delil olarak sundunuz. Bu delil resmi olarak kabul edilmeyebilir zira üzerinde oynanma yapılıp yapılmadığının anlaşılması oldukça zordur.
İşte bu noktada devreye kayıtlı elektronik posta sistemi giriyor. Birebir sorunu yaşadığınızı lakin bu sefer e-postayı KEP adresiniz üzerinden gönderdiğinizi düşünelim. Silinme üzere bir durum yok zira gönderilen e-posta KEP sunucularında saklanıyor. PTT tarafından milletlerarası standartlara uygun olarak saklandığı için de resmi bir hukuksal evrak niteliği taşıyor. İşte bu kadar kolay.
KEP adresi nasıl alınır?
Buradaki irtibat üzerinden ulaşabileceğiniz PTT KEP online internet sayfasında karşınıza üç farklı kayıt seçeneği çıkacak. KEP Ön Müracaat, KEP Online Kayıt ve Kapalı KEP Hesabının Açılması. Daha evvel bir KEP adresi aldıysanız ve daha sonra kullanmadığınız için kapattıysanız Kapalı KEP Hesabının Açılması seçeneği üzerinden adresi yine etkin hale getirebilirsiniz.
KEP Ön Müracaat seçeneği genel olarak en sık kullanılan alandır zira sadece istenilen bilgileri girersiniz ve daha sonra gerekli evrakları alarak en yakın PTT şubesine gidip KEP adresinizi alırsınız. KEP Ön Müracaat seçeneğinde isim bilgisi, adres bilgisi, bağlantı bilgisi ve gibisi bilgileri girerek KEP adresinizi belirliyorsunuz. Lakin bunun sadece bir ön müracaat olduğunu unutmayın.
KEP adresi almak için ikinci seçenek olan KEP Online Kayıt için taşınabilir imza ya da elektronik imza kullanmanız gerekiyor. Yani ön müracaatta PTT şubesine giderek yaptığınız onay sürecini bu sayfada taşınabilir ya da elektronik imza ile yapıyorsunuz. KEP Online Kayıt süreci kesin bir müracaattır bu nedenle dikkatli olmalısınız. Gerekli ödemeleri yaptıktan sonra aldığınız KEP adresini çabucak kullanmaya başlayabilirsiniz.
Bu noktada hangi müracaat seçeneğini tercih edeceğiniz size kalmış. Fakat KEP Online Kayıt için taşınabilir imza ya da elektronik imza gerektiğini düşünürsek bu dijital imza tiplerinden birine sahip değilseniz bu seçeneği eleyebilirsiniz. KEP Ön Müracaat seçeneği birinci günden beri kullanımda ve sıkıntısız çalışıyor. Bu nedenle bu seçenek üzerinden ön müracaat yaparak daha sonra gerekli dokümanlarla en yakın PTT şubesine de gidebilirsiniz.
KEP adresi için hangi evraklar gerekli?
Online müracaat yaptıysanız rastgele bir evrak gerekmiyor lakin sadece ön müracaat yaptıysanız KEP adresi almak için kimi evraklar paylaşmalısınız. Ön müracaat sonrası KEP adresi alacak şahsa nazaran değişen evrakları toplayarak en yakın PTT şubesine gitmeniz gerekiyor. Ayrıntılarını buradaki temas üzerinden öğrenebileceğiniz KEP adresi için gerekli dokümanlardan kimileri şu halde;
- Gerçek şahıslar için;
- KEP adresi ön müracaat formu
- Üzerinde TC kimlik numarası ve fotoğraf olan kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport
- Hukukî bireyler için;
- KEP adresi ön müracaat formu
- Hükmî kişinin ticaret sicil tasdiknamesinin aslı
- Noter onaylı imza sirküleri çıktısı
- Müracaat yapana ilişkin üzerinde TC kimlik numarası ve fotoğraf olan kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport
- Müracaat vekil tarafından yapılıyorsa hükmî kişi yetkilendirme evrakı
- Kamu kurumları için;
- KEP adresi ön müracaat formu
- Müracaat yapana ilişkin üzerinde TC kimlik numarası ve fotoğraf olan kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport
- Kurum üst seviye yetkilisi tarafından imzalanmış resmî yazı
KEP adresi örnekleri:
- gerçekkişiadısoyadı@kurumadı.hs03.kep.tr
- gerçekkişiadısoyadı[email protected]ı.hs03.kep.tr
- tüzelkişiadı@kurumadı.hs03.kep.tr
- kurumçalışanı@kurumadı.hs03.kep.tr
- kurumçalışanı[email protected]ı.hs03.kep.tr
Resmi e-posta alım ve gönderim süreçlerinde kullanacağınız KEP adresiniz genel olarak bu biçimde oluşturulacaktır. KEP adresiniz üzerinden aldığınız ve gönderdiğiniz tüm e-postalar resmi doküman niteliği taşıyacağı için KEP adresinde de kişinin, hukukî kişinin ya da kurumun tam isminin kullanılması öneriliyor. Farklı isim ve adres durumlarında dokümanın geçerliliği bile kuşkuya düşebilir.
KEP adresini kimler kullanmak zorunda?
Sıradan vatandaşlardan hiçbirinin KEP adresi kullanma zaruriliği yoktur. Dijital olarak olmasa da bu cins doküman paylaşımlarını resmi bir hukuksal kanıt olarak kullanmak için pek çok farklı usul vardır. Fakat anonim şirketlerin, limited şirketlerin ve başka şirketlerin Elektronik Tebligat Yönetmeliği kapsamında dijital paylaşımlarını KEP adresi üzerinden yapmaları zaruridir.
KEP adresine nasıl girilir?
Buradaki irtibat üzerinden PTT KEP giriş sayfasını açtıktan sonra KEP adresinize SMS ile, elektronik imza ile, taşınabilir imza ile ya da e-Devlet üzerinden giriş yapabilirsiniz. KEP adresinize giriş yaptıktan sonra e-posta gönderebilir, gelen e-postalarınızı görebilir ve geçmiş tarihli kayıtlı e-postalarınızı görüntüleyebilirsiniz.
Tüm e-postalarınızın resmi birer tüzel doküman niteliği taşımasını sağlayan KEP adresi ne demek, ne işe fayda, nasıl alınır üzere merak edilen soruları yanıtladık ve mevzu hakkında bilmeniz gereken ayrıntılardan bahsettik. PTT resmi internet sitesi üzerinden KEP sistemi hakkında çok daha ayrıntılı bilgi sahibi olabilirsiniz.
